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WPS Word 如何使用批注功能?

2025年5月22日
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在WPS Word中使用批注功能,选中需要添加批注的文本,点击“审阅”选项卡中的“新建批注”按钮,即可在文档侧边添加批注内容。其他人可以回复或解决批注,方便团队协作和文档审阅过程中的意见交流。

WPS World批注功能

批注功能定义:

Word 中,批注(Comment) 一种文字、句、段落内容附加说明、建议、修改意见工具,用户更改正文内容,即可边缘添加可见辅助信息。

批注典型应用场景包括:

? 批注≠修改正文,而是侵入方式表达反馈意见。

WPS Word 批注功能入口

批注功能WPS Word 的“审阅”标签中,对、审阅、协作设计功能块。

批注功能入口位置如下:

  1. 打开 WPS Word;

  2. 菜单中的“审阅”选项卡;

  3. 在“审阅”工具找到“新建批注”;

  4. 按钮类似对话气泡形状;

  5. 目标文字 → 击“新建批注”即可添加。

? 菜单显示“审阅”,击“工具 > 审阅”激活功能选项。

 WPS Word 添加批注

添加批注标准操作步骤如下:

步骤一:需要评论文字段落

步骤二:击“审阅”→“新建批注”

步骤三:批注框内输入评论内容

步骤四:空白区域或“关闭”退出输入

? 快捷技巧:Ctrl + Alt + M 快速添加批注。

如何编辑、删除、回复批注

编辑批注内容

  1. 双击右侧已有批注框;

  2. 进入编辑模式;

  3. 修改文字自动保存。

删除批注

  1. 批注气泡;

  2. 批注右上角击“X”;

  3. 在“审阅”工具击“删除批注”按钮。

回复批注(协作)

  1. 批注;

  2. 批注击“回复”按钮;

  3. 输入补充说明回应他人意见;

  4. 批注形成一个对话结构。

? 注意:删除批注不可撤销,谨慎操作。

如何查看管理所有批注

添加多个批注后,可能难以快速找到整理。WPS 提供批注导航管理功能:

批注导航方式:

删除全部批注:

? 需要保留部分批注,可先逐条处理重要批注,执行清除。

WPS 移动版查看添加批注

除了电脑端,WPS 手机支持批注功能,适合随时审阅档。

添加步骤(手机端):

  1. 打开 WPS App;

  2. 进入 Word 编辑模式;

  3. 目标文字 → 下方功能栏;

  4. 找到“批注”标(通常一个“对话框”标);

  5. 输入评论文字 → 击“完成”。

查看步骤:

? 移动功能相对精简,复杂管理建议使用电脑端。

协作如何区分不同用户批注

WPS Word 支持协作编辑,批注自动记录批注身份。

区分批注方式:

? 协作推荐启用“修订+批注”功能,提高版本管理效率。

批注功能修订功能区别

功能名称 批注(Comment) 修订(Track Changes)
核心作用 添加注文说明、反馈、建议 跟踪实际内容更改(增删文字)
是否修改正文 否,添加意见 是,记录显示内容修改痕迹
是否支持回复 支持 支持回复
常用场景 协作审阅、语、建议 合同编辑、文本、版本对比

? 建议同时开启批注修订,记录完整编辑过程意见交流。

如何导出批注Word 文件

需要发送他人审阅、打印批注版本提交语文档,可以以下方法导出:

导出批注PDF

  1. 击“文件” → “导出”;

  2. 选择“导出PDF”;

  3. 设置选“保留批注”;

  4. 生成PDF 保留全部批注框。

直接保存 Word 文件

批注功能常见问题处理建议

问题 解决方法
批注按钮无法 检查是否处于“只读模式”,启用编辑即可
批注添加没有显示右侧气泡 检查是否设置为“隐藏标记”,切换视图为“全部标记”
批注内容意外清除 尝试 Ctrl+Z 撤销;关闭清除不可恢复
打印显示批注 打印选“包含批注标记”选项
批注显示乱码 检查当前编码所用字体兼容

批注使用建议规范写法

为了提高批注效率可读性,建议遵循以下写作规范:

批注书写建议:

适用场景归纳:

常见问题

WPS 批注支持插入图片吗?

支持,支持文字内容输入。如需插图建议通过正文添加备注。

批注是否会影响正文内容?

不会,批注独立正文之外,内容不会更改。

批注能否导出为单独文件?

支持,仅可保留原文PDF 输出显示。

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