在WPS Word中使用批注功能，选中需要添加批注的文本，点击“审阅”选项卡中的“新建批注”按钮，即可在文档侧边添加批注内容。其他人可以回复或解决批注，方便团队协作和文档审阅过程中的意见交流。

WPS World批注功能

批注功能的定义：

在 Word 文档中，批注（Comment） 是一种将文字、语句、段落等内容附加说明、建议、修改意见的工具，用户无需更改正文内容，即可在文档边缘添加可见的辅助信息。

批注的典型应用场景包括：

• 老师批改学生论文；

• 客户审核合同条款；

• 团队修改项目策划书；

• 自己做写作备注；

• 校对文档逻辑或错别字。

? 批注≠修改正文，而是以非侵入方式表达反馈与意见。

WPS Word 中批注功能入口

批注功能在 WPS Word 的“审阅”标签页中，是专为文档校对、审阅、协作设计的功能模块。

批注功能入口位置如下：

1. 打开 WPS Word；

2. 点击顶部菜单栏中的“审阅”选项卡；

3. 在“审阅”工具组中找到“新建批注”；

4. 该按钮上图标类似对话框气泡形状；

5. 鼠标选中目标文字 → 点击“新建批注”即可添加。

? 若菜单栏中未显示“审阅”，请点击“工具 > 审阅”激活该功能选项。

 WPS Word 中添加批注

添加批注标准操作步骤如下：

步骤一：选中需要评论的文字或段落

• 鼠标拖动选中某一行文字、某个句子或整段；

• 也可以仅选中某个词。

步骤二：点击“审阅”→“新建批注”

• 批注框将出现在页面右侧；

• 默认以气泡样式排列，连线指向正文中选中内容。

步骤三：在批注框内输入评论内容

• 支持输入文字、数字、标点、Emoji；

• 可对拼写、语法、逻辑、格式等提出意见或问题。

步骤四：点击空白区域或“关闭”退出输入

• 批注自动保存；

• 鼠标悬停可查看批注者、时间等信息。

? 快捷键技巧：Ctrl + Alt + M 可快速添加批注。

如何编辑、删除、回复批注

✅ 编辑批注内容

1. 双击右侧已有批注框；

2. 进入编辑模式；

3. 修改文字后自动保存。

✅ 删除批注

1. 点击批注气泡；

2. 在批注框右上角点击“X”；

3. 或在“审阅”工具栏中点击“删除批注”按钮。

✅ 回复批注（多人协作）

1. 选中批注；

2. 在批注框中点击“回复”按钮；

3. 输入补充说明或回应他人意见；

4. 批注将形成一个嵌套对话结构。

? 注意：删除批注不可撤销，请谨慎操作。

如何查看和管理所有批注

文档中添加多个批注后，可能难以快速找到和整理。WPS 提供批注导航与管理功能：

✅ 批注导航方式：

• 点击“审阅”选项卡；

• 使用“上一条批注 / 下一条批注”浏览文档内所有批注；

• 批注会自动定位并高亮显示。

✅ 删除全部批注：

• 点击“审阅”→“删除”下拉按钮；

• 选择“删除文档中的所有批注”；

• 一键清空全部批注内容。

? 若你需要保留部分批注，可先逐条处理重要批注，再执行全清除。

WPS 移动版查看和添加批注

除了电脑端，WPS 手机版也支持批注功能，适合随时审阅文档。

添加步骤（手机端）：

1. 打开 WPS App；

2. 进入 Word 文档编辑模式；

3. 选中目标文字 → 点击下方功能栏；

4. 找到“批注”图标（通常为一个“对话框”图标）；

5. 输入评论文字 → 点击“完成”。

查看步骤：

• 批注将在页面右侧浮动显示；

• 可点击展开查看详情；

• 批注支持同步至云端，其他设备可实时查看。

? 移动端功能相对精简，复杂管理建议使用电脑端。

多人协作时如何区分不同用户的批注

WPS Word 支持多人协作编辑，批注时自动记录批注者身份。

区分批注者的方式：

• 每位用户的批注会显示“用户名 + 时间”；

• 可自定义批注作者名（“文件 > 选项 > 用户信息”）；

• 同一文档中的批注颜色会自动区分，增强识别度；

• 回复功能使对话呈现嵌套结构，清晰显示交流路径。

? 协作文档推荐启用“修订+批注”双功能，提高版本管理效率。

批注功能与修订功能的区别

? 建议同时开启批注与修订，记录完整编辑过程和意见交流。

如何导出带批注的 Word 文件

若你需要发送给他人审阅、打印含批注版本或提交带评语文档，可以按以下方法导出：

✅ 导出为含批注的 PDF

1. 点击“文件” → “导出”；

2. 选择“导出为 PDF”；

3. 在设置中勾选“保留批注”；

4. 生成后的 PDF 文档将保留全部批注框。

✅ 直接保存 Word 文件

• 批注本身属于 Word 文档内容；

• 保存后直接分享，即可被其他人查看和修改批注。

批注功能常见问题与处理建议

批注使用建议与规范写法

为了提高批注效率与可读性，建议遵循以下写作规范：

✅ 批注书写建议：

• 简明扼要：避免冗长描述，重点突出；

• 建议语气：多用“建议可……”、“是否考虑……”等表达；

• 针对性强：明确指出对应内容段落；

• 多人协作需署名：避免混淆；

• 合理使用回复，避免“刷屏”式对话。

✅ 适用场景归纳：

• 校对语法错误；

• 提醒修改格式；

• 指出逻辑不清部分；

• 表达不同意见或参考建议；

• 作为审阅记录归档保留。

常见问题