WPS Office 的本地文件保存在设备内部，仅限当前设备访问；云文件则托管在服务器上，支持多端同步与协作编辑。两者在存储方式、访问便捷性、安全性和使用场景上存在显著区别，需根据具体办公需求灵活选择。

本地文件依赖设备，云文件依赖网络

本地文件存储于用户终端设备

WPS 的本地文件会保存到电脑硬盘或手机内部存储中，一般为 .docx、.xlsx、.pptx 等格式，完全脱离网络运行。使用者通过本地路径访问文件，适合对隐私和数据掌控度要求较高的用户。

这种存储方式与传统本地文件的定义一致，强调控制权与离线可用性。

云文件托管于网络服务器之上

云文件则借助网络将文档上传至 WPS 官方服务器，不仅实现在线保存，还可在不同设备之间共享、同步、编辑。这种架构基于云存储原理，构成了现代云办公的重要基础。

离线自由 vs 在线协作

本地文件可随时访问但不可远程共享

本地文件无需网络即可打开，便于在无信号、离线环境下操作。然而，无法直接通过链接或云端分享给他人，需依赖U盘、微信、邮件等方式转发。

例如，笔记本中的文稿在没有连接互联网的情况下仍可继续编写，但想让同事即时看到，必须另行发送。

云文件支持多端同步与权限设置

云文件可通过账号随时在手机、平板、网页端打开，还能设置“只读”“可编辑”等权限进行协作编辑，非常适用于远程办公场景。

这种模式在多人协作编辑方面具备天然优势，可实时反馈、版本追踪、多人管理权限。

自主管理 vs 云端防护

本地文件的安全依赖设备状态

本地文件完全由用户掌控，但一旦设备丢失、损坏或文件误删，找回的可能性极低。普通用户若未做好备份，极易造成数据永久丢失。

云文件拥有多重加密与历史恢复机制

WPS 云文档提供自动保存、版本控制、误删恢复等服务，并通过加密传输提升数据安全。这种方式具有明显的数据容灾优势，近似数据备份的效果，能在多端保持文档同步与完整。

静态保存 vs 动态记录

本地文件版本需手动命名备份

用户通常通过复制文件、重命名方式进行版本管理，如“报告V1.docx”、“报告最终版V3.docx”等，容易产生混乱。

云文件支持系统自动生成历史版本

云文件可保留每次编辑记录，并提供版本切换与回退功能，避免误操作。适合需要精细控制修改记录的团队或内容创作者，类似版本控制概念。

文件属个人 vs 可定向授权

本地文件默认仅属当前使用者

除非用户手动拷贝或共享，本地文件不会泄露或公开，隐私性更强。

云文件可灵活授权访问对象

WPS 云文件可将链接发送给特定人员，设置密码、有效期、编辑权限等。例如，为客户发送报价单时可设为只读，防止修改内容。

这种权限控制方式广泛应用于企业文档管理，有效保障信息安全与分发效率。

使用场景推荐：

本地文件适合以下情况：

• 无网络或网络不稳定的办公环境；

• 敏感数据不宜上传云端的情境；

• 希望完全掌控文件生命周期与操作轨迹的用户。

如：律师编辑法律文书、工程师出差时修改图纸等场景更偏好本地操作。

云文件适合以下情况：

• 多人需要协作同一份文档；

• 办公场所与设备频繁变更（如远程办公）；

• 需要查看修改记录与版本对比的编辑工作。

如：企业项目协同、老师批改作业、媒体稿件审阅等，云文档优势明显。

云文件的自动同步与备份机制

WPS 云文档支持实时保存、自动同步至云端，只需登录同一账号，即可跨设备同步修改内容。

• 修改内容自动上传；

• 无需手动备份；

• 在网页端 docs.wps.cn 上也能查看与管理所有文件。

本地文件转为云文档的操作方式

打开本地文档后点击“上传至云文档”，即可将文件转存到云端。这一操作不会覆盖原始文档，可作为备份策略使用。

上传后，用户可在“我的文档” > “云文档”中找到刚同步的文件，并可通过链接分享或继续编辑。

默认保存路径设置方法说明

用户可在 WPS Office 设置中心修改默认保存路径：

• 选择“本地文档”可节省云端空间；

• 选择“云文档”适合需要同步的用户；

• 亦可在每次保存时手动切换。

设置路径清晰明确，有助于规范文件管理策略。

WPS的“本地+云端”混合办公模式建议

WPS 允许用户混合使用本地和云端：

• 对于每日工作文件，建议使用云文档实时同步；

• 对于合同、设计源文件等关键数据，保留本地副本；

• 可将本地文件夹设为同步目录，实现自动备份。

通过这种策略，既能享受云办公的便利，也确保资料安全有保障。

总结：

• 本地文件稳定、私密，适合注重数据控制的人群；

• 云文件灵活、高效，适合注重协作与跨设备办公的人群；

• 两种模式并不冲突，混合使用反而能实现最佳办公体验。

理解 WPS Office 的文件管理逻辑，有助于你在不同工作场景中做出更优决策。